檔案管理手段現(xiàn)代化，就是以現(xiàn)代信息管理技術(shù)、縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等工作的現(xiàn)代化。無論紙質(zhì)檔案、聲像檔案、磁質(zhì)檔案或光電檔案，要真正實(shí)現(xiàn)其管理工作的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)管理手段的現(xiàn)代化是核心內(nèi)容，當(dāng)然檔案管理工作現(xiàn)代化是個(gè)系統(tǒng)工程，各個(gè)環(huán)節(jié)都是相輔相成的。
目前以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息系統(tǒng)管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在國土資源局檔案管理工作的應(yīng)用，就是國土資源局電子檔案管理信息現(xiàn)代化的代名詞。
系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)
通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)將案件辦理過程中形成的檔案以及歷史檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案方便查詢和審批。紙質(zhì)檔案的管理具有檔案接收、錄入、上架入庫、檔案查檔利用的管理。
由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、CAD 的全面應(yīng)用，數(shù)字化電子文件的數(shù)量與日俱增，隨著無紙化辦公進(jìn)程的推進(jìn)，數(shù)字化電子文件的管理和歸檔工作將越來越重要與迫切。
系統(tǒng)簡(jiǎn)介
國土檔案是政府職能部門依照法律規(guī)定，代表國家對(duì)土地所有權(quán)、使用權(quán)及相關(guān)權(quán)利進(jìn)行登記、確認(rèn)和規(guī)范的管理活動(dòng)中形成的，反映權(quán)利人、土地自然狀況及土地使用狀況，具有法律憑證價(jià)值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體的文件材料。土地檔案主要記錄和反映了土地權(quán)利人及土地、用地狀況的演變，包括土地使用權(quán)及土地演變和土地糾紛處理的結(jié)果及其過程。
土地使用權(quán)登記申請(qǐng)書，記載土地登記申請(qǐng)人對(duì)土地使用權(quán)利的申報(bào)及申請(qǐng)人的有關(guān)情況；
申請(qǐng)人的身份證明材料；
土地權(quán)屬證明材料；
申報(bào)土地使用的有關(guān)合同或法律證據(jù)。
以上材料由申請(qǐng)人提供，稱為登記收件要件，一般為原件。在確權(quán)審批過程中同形成了一系列審批文檔：
土地使用權(quán)調(diào)查表；
土地測(cè)繪及分幅圖、勘測(cè)記錄、照片等。
所有這些文檔是土地使用登記全過程的真實(shí)記錄，是土地管理的重要基礎(chǔ)資料，是永久性保存的檔案。
此套電子檔案管理系統(tǒng)是專門為從事國土資源管理單位檔案著錄歸檔、檔案檢索、檔案利用等管理需要設(shè)計(jì)開發(fā)的。檔案管理系統(tǒng)基于大型數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，可以適應(yīng)各層次的需求。涵蓋了檔案管理各方面的業(yè)務(wù)內(nèi)容，具有功能全面、操作簡(jiǎn)單、分類清晰、統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合，權(quán)限管理合理健全等特點(diǎn)。
國土資源局電子檔案管理系統(tǒng)包含檔案錄入子系統(tǒng)、檔案利用子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理三個(gè)部分。
檔案錄入子系統(tǒng)：
將檔案具體內(nèi)容電子化，確定檔案原始資料的種類數(shù)量，對(duì)檔案原始資料進(jìn)行掃描，對(duì)錄入的檔案信息及掃描結(jié)果進(jìn)行審查，驗(yàn)證錄入檔案的正確性。
檔案利用子系統(tǒng)：
能根據(jù)多種條件查詢到滿足條件的檔案，模擬檔案管理人員從檔案室查看檔案，對(duì)檔案按多種情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)圖表，打印系統(tǒng)所需要的多種信息。
國土資源局虛擬檔案館：
虛擬檔案管理采用圖形開發(fā)，集成圖象壓縮剪切處理、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，任意打開檔案柜，動(dòng)態(tài)顯示實(shí)物檔案，可任意激光打印輸出。
系統(tǒng)的應(yīng)用可徹底改變目前手工檔案管理的模式，可按地籍號(hào)上架，也可按業(yè)務(wù)流水號(hào)上架，通過網(wǎng)絡(luò)可設(shè)置任意多臺(tái)查詢終端，極大地提高了檔案查閱速度，提高了檔案利用率。
系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，可實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)時(shí)查閱正在辦理的檔案收件，在業(yè)務(wù)辦理過程中也可隨時(shí)查閱檔案庫房，這一切，將對(duì)目前的檔案管理產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。
系統(tǒng)管理：
實(shí)現(xiàn)用戶管理、用戶密碼重置、修改密碼；實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的功能管理，角色列表，系統(tǒng)參數(shù)管理、數(shù)據(jù)字典管理，系統(tǒng)日志列表，業(yè)務(wù)日志列表。
技術(shù)特點(diǎn)：
符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
掃描圖像優(yōu)化，能讓你掃描的檔案比別的系統(tǒng)掃描的檔案文件更清淅，文件更好，OCR識(shí)別率更高。
軟件的自由定義技術(shù)，檔案管理分類可實(shí)現(xiàn)自由擴(kuò)展，除實(shí)現(xiàn)除地籍檔案數(shù)字化管理外，還可以為實(shí)現(xiàn)文書檔案等其它檔案進(jìn)行管理。
用戶權(quán)限設(shè)置靈活合理，滿足不同權(quán)限用戶需求。
系統(tǒng)安全考慮周詳，提供操作日志管理及數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工具。
采用BS、CS相結(jié)合的方式設(shè)計(jì)，滿足大型應(yīng)用需要。
